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遵义医学院本专科学生学籍学历电子注册实施细则

 2011-08-16 15:40 (阅读:)

遵义医学院本专科学生学籍学历电子注册实施细则

遵医院发【2009】80号

第一章 总 则

第一条 根据教育部制定的普通高等学校毕业生学历证书电子注册制度规定,学籍电子注册结果是学历证书电子注册的必要依据,凡未经学籍电子注册的学生,不能颁发学历证书和进行学历证书电子注册。学籍电子注册包括新生学籍电子注册和在校生学年电子注册。

第二条 为确保注册程序规范、信息准确,所有学生的身份信息、学籍状态、学籍变动、学籍注销、学籍记载等方面注册信息需要有相关单位的正式文件或证明材料,学校教务处才予以在注册信息中进行标注。

第三条 按教育部和省教育厅要求,我校学籍学历电子注册工作严格执行两个三级责任制和责任追究制。两个三级责任制是指:一是学生本人签字确认信息的准确性、年级老师签字确认学生身份的真实性、院(部系)领导签字盖章确认本院(部系)注册工作准确性和完整性;二是分管校领导、职能部门领导、学籍主管人员三级签字负责制。

第二章 新生学籍电子注册

第四条 新生学籍电子注册与学年电子注册和学历电子注册相衔接,是实现学籍学历网络化、规范化管理的关键环节,是学年电子注册和学历证书电子注册的必要审核依据。

第五条 根据教育部制定的普通高等学校新生学籍电子注册制度,凡经省级招生办公室办理录取手续的新生,报到入学后,经学校复查合格的,进行学籍电子注册,取得学籍。

第六条 新生学籍电子注册工作在每年10月19日前完成。新生因故不能按期注册者,应向学校提出申请。未申请或未按学校要求执行者,视为放弃学籍注册。

第七条 职责分工

(一)教务处负责按教育部相关要求制作《遵义医学院学生学籍电子注册审核表》,下载教育部新生数据,对各院(部系)上报的新生核对数据进行审核、汇总,制作新生电子注册数据并按省教育厅规定的时间上报新生学籍电子注册数据及统计表。

(二)各院(部系)年级办负责向学生宣传国家的学籍学历电子注册方针政策,向教务处提供所辖学生的各项准确信息,在教务处下发的《遵义医学院学生学籍电子注册审核表》(以下简称审核表)上审核学生本人核查及签名情况,在《审核表》中存在疑问的地方进行标注后签名确认,在规定时间内将已核实的《审核表》集中交教务处;监督、引导学生上网查询学籍信息并将查询情况统计表汇总提交教务处备案。

(三)学生本人务必认真核实教务处下发的《遵义医学院学生学籍电子注册审核表》内各项内容并签名确认,于进校当年11月1日后两周内登录中国高等教育学生信息网(http://xjxl.chsi.com.cn)输入姓名和身份证号码或姓名和考生号查询本人学籍注册情况。网上公布的主要信息为:学校名称、姓名、性别、专业、层次、入学日期等。对存在问题的地方及时报教务处教务科审核更正。

第八条 省内录取新生因高考填报信息有误者,属于姓名、身份证号、出生日期等关键信息变更的,须由学生本人书面申请,同时按《贵州省教育厅关于进一步规范高等学校学生信息修改办理程序的通知》(黔教考发[2009]195号文件)规定向学校招生就业处提交有关材料,由学校招生就业处审核同意并报省招生考试中心修改录取三联单后,方可修改学生注册信息;省外录取新生按生源地省级招生部门要求自行完成录取三联单的修改,并将修改后的录取三联单交学校招生就业处审核签字盖章后到学校教务处办理修改学生注册信息。

第三章 在校生学年电子注册

第九条 学年电子注册是对在校生新学年资格的认定。没有进行学年注册的学生,将不再视为在校生,也无法纳入在校生管理以及后续的学历电子注册工作。

第十条 学年电子注册的实施,有助于对学生在校期间全过程的规范化、信息化管理,建立完整的高校学生数据信息库;反映学生借贷还贷、奖励、处分等诚信信息,促进高校学生诚信体系建设;为用人单位远程招聘提供毕业生在校期间基本信息,为毕业生就业服务。

第十一条 学年电子注册的对象为取得我校学籍的本、专科学生,包括专升本、五年一贯制及经省教育厅批准由外校转学到我校的学生。

第十二条 学年电子注册工作于每学年第一学期开学两周后进行, 10月19日前完成。

第十三条 学年电子注册包含以下内容

(一)学籍状态:注册学籍、暂缓注册、保留学籍、休学。

(1)凡取得我校学籍的在校学生,每年按时报到并缴清学费及有关费用者,以班级为单位提交学生证,注册学籍。

(2)凡取得我校学籍的在校学生,每年按时报到但学费及有关费用尚未缴清者,暂缓注册。暂缓注册有效期至第二学期开学两周内,逾期不注册者,按非在校学生进行学籍处理。

(3)凡取得我校学籍的在校学生,参军入伍或出国,并在教务处办理了有关手续者,保留学籍。

(4)凡在校学生申请休学,经所在院(部、系)和教务处同意后办理完休学手续,作为休学处理,注册为休学。学生休学期满不按时复学者,改为暂缓注册。

(二)学籍变动:学籍变动包括升级、跳级、留降级(重修)、转学(入、出)、转专业、专升本、复学等类别。 凡有学籍变动者必须在教务处办理完相关手续才予以认可,并在学年注册中进行相应电子注册。

(三)学籍注销:退学、取消学籍、开除学籍、死亡等。学籍一旦注销,不可恢复。

(四)学籍记载:奖励级别及名称;处分种类及原因;辅修专业证书、肄业证书、学习证明。

第十四条 职责分工

(一)教务处负责全校学生学年电子注册审核名册的制作、数据审核、网上操作、报送和备案。

(二)财务处提供按专业、班级、学号及姓名排序的因费用情况而需进行暂缓注册的学生表册给教务处和相应院(部系)。

(三)各院(部系)年级办负责在教务处下发的《遵义医学院学生学年电子注册审核表》(以下简称审核表)上审核学生本人核查及签名情况,在《审核表》中存在疑问的地方进行标注后签名确认,在规定时间内将已核实的《审核表》集中交教务处;每年11月1日后安排并监督学生上网查询其学籍。具体操作为:

(1)各年级办根据教务处下发的各年级各专业《学籍状态核对情况一览表》安排相关工作人员进行填写,然后组织学生本人进行信息核对并签字。如在外实习或其它原因未在校的学生信息由各年级办完成信息核对并在学生签名处注明原因。

(2) 11月1日后两周内为学籍电子注册网上查询时间,各院(部、系)务必采取措施监督学生上网查询其学籍,确保人人都要上网查询。学籍查询不到或有误请及时填写《学籍查询情况登记表》汇总后交教务处教务科处理。查询网址:http://xjxl.chsi.com.cn

(四)学生处提供处长和统计人分别签字确认的学籍注销(死亡)统计表及原始名单、奖励记载统计表及原始名单、惩处记载统计表及原始名单给教务处(教务处实施的奖惩情况由教务处自行填写)。

(五)学生资助管理中心提供主任和工作人员签字确认的获得贷款、国家助学金及国家励志奖学金的按专业、班级、学号及姓名排序的学生名单。

第十五条 学生需严格审核本人学籍信息并签名确认,若在校期间变更有关注册信息或与教育部数据不符的,按第九条进行处理。

第四章 学历电子注册

第十六条 每年的4月份至5月份为学历电子注册审核时间。学历电子注册是对我校颁发的学历证书进行电子注册的一项工作。学历证书分毕业证书、结业证书两种。

第十七条 学年电子注册标注为“注册学籍”的学生给予学历电子注册。标注为“暂缓注册”、“保留学籍”、“休学”而未恢复为“注册学籍”的学生不予学历电子注册,学校不颁发学历证书。

第十八条 职责分工

(一) 教务处负责根据毕业年级学生学籍学年电子注册情况,按教育部相关要求制作《遵义医学院学生学历电子注册审核表》,对各院(部系)上报毕业生核对数据进行审核、汇总;根据学生在校成绩及奖惩情况核定学生毕、结业结论,编制证书编号、制作新生电子注册数据并按省教育厅规定的时间上报学历电子注册数据、备案名册及统计表。

(二)各院(部系)年级办负责在教务处下发的《遵义医学院学生学历电子注册审核表》上审核学生本人核查及签名情况,在《审核表》中存在疑问的地方进行标注后签名确认,在规定时间内将已核实的《审核表》集中交教务处。

(三)学生本人务必认真核实教务处下发的《遵义医学院学生学历电子注册审核表审核表》内各项内容并签名确认,若需变更有关注册信息或与教育部数据不符的,按第八条进行处理。毕业领取证书后两周内登陆中国高等教育学生信息网(http://xjxl.chsi.com.cn)输入姓名和身份证号码或姓名和考生号查询本人学历注册情况及电子图片信息。对发现的问题及时报教务处审核更正。

第十九条毕业生图像采集工作是高等教育学历证书电子注册的重要内容,按贵州省教育厅、省新华图片社要求,我校毕业生电子图像采集于学生毕业前两年进行。普通高等教育学生电子图像采集时间为每一年的3月至4月进行,具体时间根据学校教务处安排进行。毕业生因特殊原因在省教育厅规定的时间内无法完成电子图像采集的,必须在5月1日前到新华图片社贵州省分社的补拍点补充采集。

第二十条 学生毕业当年3月份至5月份务必登录中国高等教育学生信息网(http://www.chsi.com.cn)学历电子注册图像校对系统查询校对个人学籍信息和图片信息,将信息有误的选项在网上更正,并将查询信息打印后交相应年级办,教务处凭该信息打印件向年级办发放学历证书。

第五章 附 则

第二十一条 学籍学历电子注册各项材料(含打印签字盖章版和电子版)报送时间由学校教务处根据具体工作安排。

第二十二条 本文件电子版及附件表格可在教务在线(http://jwc.zmc.edu.cn)查询和下载。

第二十三条 本细则自下文之日起执行,学校教务处负责解释。

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